Privacyverklaring Bescherming van de persoonlijke levenssfeer Uw privacy is belangrijk voor ons. Wanneer u beroep op ons doet en ons uw gegevens overmaakt, deelt u ons immers persoonsgegevens mee. U moet er dan ook op kunnen vertrouwen dat wij zorgvuldig en vertrouwelijk omgaan met uw gegevens. In deze privacy verklaring leest u hoe we dit doen. Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens Kivief bvba (en divisie Sparkle loopbaancoaching) , met zetel te Vlaanderdal 1 bus 1, 9630 Zwalm en met ondernemingsnummer [0714.934.936] (hierna “ Kivief bvba ” of “wij”). De Privacy verklaring is eveneens van toepassing op de websites www.kivief.be en www.sparkle-loopbaancoaching.be . U kan onze website bezoeken zonder persoonlijke gegevens mee te delen. Verwerkingsgrond persoonlijke gegevens We verzamelen enkel persoonsgegevens wanneer u persoonlijk beslist om identificatiegegevens aan ons, in het kader van de door beide partijen afgesproken dienstverlening, mee te delen. Via het -door u in te vullen- informatieblad verzamelen we naam, geboortedatum en contactgegevens (adres, e-mailadres, telefoonnummer). Verder verzamelen we bijkomende informatie relevant voor de dienstverlening (datum intake, info doorverwijzer, initiële coachingsvraag, …). Daarnaast verzamelen we de inhoud van elke communicatie/ coachingsessie in een persoonlijk dossier en dit in het belang van een kwaliteitsvolle dienstverlening. Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens? Wij gebruiken de persoonsgegevens die u ons meedeelt Voor de totstandkoming en uitvoering van een met u gesloten overeenkomst Om u te informeren over onze dienstverlening, nieuwe events of gebeurtenissen in de sector, om u (nieuws)berichten en promotionele berichten te verzenden Om onze werking en service te evalueren Om uw vragen te beantwoorden en met u te communiceren Voor de verwerking van de persoonsgegevens beroepen wij ons op uw toestemming en/of op de noodzaak van de verwerking voor het verlenen van onze diensten aan u, dan wel op een wettelijke verplichting of omwille van een gerechtvaardigd belang. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens? We delen uw persoonsgegevens met uw toestemming, indien het nodig is om u onze diensten te verlenen of indien dit wettelijk verplicht is. We kunnen uw persoonsgegevens wel delen met verbonden ondernemingen of met derde partijen die voor onze rekening gegevensverwerking doen. Wanneer deze dienstverrichters, voor onze rekening, handelen als gegevensverwerker wordt door ons niet toegestaan dat zij deze gegevens gebruiken of bekend maken op een wijze die niet overeenstemt met de gevallen omschreven in deze privacyverklaring. Wij verkopen de persoonsgegevens die wij hebben verzameld niet aan derden noch geven wij deze aan hen vrij, behoudens de gevallen omschreven in deze privacyverklaring of zoals u ten tijde van de verzameling werd meegedeeld. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook bekend maken: wanneer bepaalde wetgeving of een juridische procedure ons daartoe verplicht, in kader van een onderzoek naar vermoedelijke of actuele frauduleuze en illegale activiteiten. Wij behouden ons het recht voor om persoonsgegevens over te dragen in het geval wij een deel of het geheel van onze onderneming of van ons vermogen zouden verkopen. Indien een dergelijke verkoop zich voordoet, zullen wij alle redelijke maatregelen treffen om de verkrijger aan te zetten tot een correcte verwerking van de aan ons verstrekte persoonsgegevens en dit op een manier die overeenstemt met deze privacyverklaring Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard? We bewaren persoonsgegevens zo lang als nodig is om u onze diensten aan te bieden of voor andere essentiële doeleinden, zoals het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. De gegevens/dossiers van een traject loopbaanbegeleiding worden (conform de voorwaarden vanuit de VDAB) verwijderd 15 jaar na de beëindiging van elke samenwerking of na het laatste contact. Wat zijn uw rechten? Recht op toegang en verbetering Het recht op toegang en verbetering kunt u, in overeenstemming met de Belgische Privacywet, te allen tijde uitoefenen. Recht op overdraagbaarheid van gegevens U heeft het recht om de persoonsgegevens die u ons gegeven heeft in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, al dan niet met de bedoeling de gegevens over te dragen aan een andere partij. Recht om gegevens te wissen U kunt op gelijk welk moment en in overeenstemming met de regelgeving inzake gegevensbescherming, uw recht om gegevens te wissen uitoefenen. Naar aanleiding van dergelijk verzoek zullen wij geen verder gebruik maken van uw persoonsgegevens en zullen wij deze persoonsgegevens enkel nog bewaren voor zover en in de mate dat dit noodzakelijk zou zijn om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Recht op verzet en klachten Wanneer u wenst dat wij uw gegevens niet langer verwerken, kan u uw toestemming te allen tijde – geheel of gedeeltelijk - intrekken. Dit kan dan wel tot gevolg hebben dat wij onze diensten niet meer kunnen verlenen. Wanneer u een vraag of klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u deze richten aan annelies.maes@kivief.be. Onze diensten zullen steeds trachten een gevolg te geven aan uw verzoek binnen een termijn van 1 maand volgend op uw verzoek. Wanneer u op een bepaald moment vindt dat een van uw rechten niet werden gerespecteerd, kunt u daarenboven ook een klacht neerleggen bij de Belgische Privacycommissie (zie: https://www.privacycommission.be ). Zijn uw gegevens veilig bij ons? Wij hebben de nodige fysieke, technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens doeltreffend te beschermen tegen ongeoorloofde toegang en gebruik en onthullingen. Contact opnemen Indien u verdere vragen heeft over deze privacy verklaring, uw rechten wenst uit te oefenen, of de door u verstrekte gegevens of instellingen wenst te wijzigen, contacteer ons dan via e-mail: annelies.maes@kivief.be Door het gebruik van onze diensten en website, aanvaardt u onvoorwaardelijk deze privacy verklaring. Wij kunnen op elk moment het privacybeleid wijzigen. Daarom is het raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen op onze website waar u steeds de laatste versie kan terugvinden. Versie 27/03/2019